lunes, 30 de diciembre de 2013

Afilar el Hacha en la Gestión de Proyectos

Algunos Project Managers  y en algunos casos me incluyo, creen que lo mejor que se puede hacer para lograr los objetivos del proyecto es exigir a los colaboradores más esfuerzo, dedicación, más disponibilidad, tiempo, horas extras, fines de semana de trabajo arduo y constante,  y toda una serie de sacrificios que el equipo tiene que hacer para lograr los objetivos del proyecto.

Este pensamiento, en el que muchos han/hemos caído, se asemeja a la historia del leñador de la fábula, quien fue el primer día al bosque del terrateniente del lugar, con mucha energía y con su hacha derribó cinco árboles disponiéndolos para el aserrío. Contento llegó a su casa y le contó a su esposa su logro, diciendo luego: “Mañana iré más temprano y trabajaré más duro, así derribaré ocho árboles... a este ritmo muy pronto podremos llegar a tener nuestra propia casa”. Efectivamente, el segundo día fue al bosque más temprano, trabajó fuerte y terminó tarde, pero para su sorpresa, solo pudo talar tres árboles. Llegó a su casa descorazonado y seguro de que había fallado. No había sido diligente en su labor, se había dado unos minutos de más antes de salir de casa y seguramente no había puesto toda su energía en el trabajo. Así que volvió al tercer día, más temprano que el día anterior, no almorzó, no tomó café, regresó más tarde, trabajó como nunca y el resultado fue que solo pudo talar un árbol.
¿Qué había pasado? Estaba perplejo y seguro de que no servía para ese trabajo, por más esfuerzo que pusiera, sus resultados no eran los que esperaba. Entonces tomó una decisión, fue donde el terrateniente propietario del bosque y renunció. “No puedo con el trabajo, por más que me esfuerzo no rindo lo que debería”, le dijo al contarle lo que había hecho en los 3 días anteriores. El terrateniente lo miró fijamente y le dijo: “En estos 3 días, ¿cuántas veces afilaste el hacha?”
La sorpresa de descubrir lo evidente llenó de estupor al leñador, pues por querer trabajar todo el tiempo, con toda su energía, había olvidado que el hacha debía afilarse. ¡Esa sencilla actividad no era una pérdida de tiempo y un estorbo para el logro de su meta, era indispensable que invirtiera en ella para lograr los resultados que deseaba.
El leñador conocía su oficio, estaba entrenado, tenía las herramientas necesarias y la actitud correcta, pero falló en no planificar el uso de sus instrumentos de trabajo, para mantenerlos en estado óptimo para su uso e integrarlos a su actitud, destreza y conocimiento.
Ahora supongamos el escenario en el cual el terrateniente  hubiera asignado al proyecto un Project Manager Junior o sin experiencia en el proyecto  la tala de árboles, pues lógicamente para realizar la planificación de las actividades del proyecto se hubiera basado en la experiencia del leñador en las cuales no se hubiera considerado afilar la sierra como una actividad al finalizar cada jornada.
Durante la ejecución del primer día del proyecto se hubiera cumplido lo programado  y como consecuencia  los indicadores de valor ganado en verde y los informes del proyecto de los más alentadores, y con el "compromiso" del leñador de comenzar más temprano al día siguiente y talar la mayor cantidad de árboles, pues lógicamente como Project Manager y la capacidad que tenemos para ver el futuro nos imaginamos los buenos resultados del proyecto luego del primer día de trabajo...  ya se imaginaran lo que paso al segundo día y luego al tercer día por no afilar la sierra......  para este caso e imagino que  os habrá pasado, es que el Project Manager deja de lado la gestión porque ya no hay nada que gestionar, ni medir, ni controlar  y termina con su hacha junto al leñador cortando los árboles para no retrasar más el proyecto.
Luego de haber realizado este proyecto me comentaron que despidieron al Project Manager por no saber gestionar el proyecto y que contrataron un nuevo leñador , ya que no le encontraron valor a la Gestión de Proyectos.

Como recomendación:
Antes de iniciar, conoce, infórmate, analiza e investiga todo lo relacionado al ciclo de vida del proyecto que vas a gestionar.