REGLAS PARA ADMINISTRAR TI BASADOS EN TPS (SISTEMA DE PRODUCCIÓN TOYOTA)

Como las oportunidades de obtener ventajas estratégicas a partir de la TI están desapareciendo  rápidamente, a muchas empresas les convendría reevaluar como invierten en TI y en la gestión de sus sistemas.
El Sistema de Producción Toyota (TPS) posee varios principios que fácilmente pueden ser tomados en cuenta por los responsables de Tecnologías de Información (CIO) al momento de tomar decisiones con respecto a la adquisición y operación de las TICs en la organización.
Aquí presento algunas reglas basadas en el Sistema de Producción Toyota(Lean Manufacturing) que aplican al entorno de IT dentro de la Organización.

- Las tareas estandarizadas son el fundamento de la mejora continua y de la autonomía del empleado
Estandarice sus procesos:
Los técnicos en muchos casos poseen conocimiento especializado(conocimiento tácito) de  los sistemas sobre los que opera la organización, estas personas son las únicas que conocen las actividades a realizar para solucionar un problema y/o realizar una configuración, esto podría significar un riesgo para la continuidad del negocio, transforme ese conocimiento tácito del empleado(Know how) a conocimiento explícito(procedimientos, guías de usuario). Establecer una cultura de registro, como parte  de una Gestión del Conocimiento, beneficiará a la organización.

- Use solo tecnología fiable y absolutamente probada que dé servicio a su gente y a sus proceso:
No, lidere siga a otros:
La ley de Moore garantiza que mientras más se espera para hacer una compra de TI, más se obtiene. Al esperar, se disminuye el riesgo de comprar algo tecnológicamente fallado o condenado a quedar rápidamente obsoleto. En algunos casos, tiene sentido estar en la frontera, pero esos casos son cada vez más raros, a medida que las capacidades de la TI se van homogenizando.

- Elimine las actividades que no general valor al proceso
Gaste Menos : 
Según algunos estudios, las empresas que más invierten en TI rara vez registran los mejores resultados financieros. Resulta cada vez más difícil conseguir ventajas competitivas invirtiendo en TI, pero es cada vez más fácil que una empresa se vea en desventaja en costos. La gran mayoría de los empleados que usan PCs sólo utilizan un pequeño número de aplicaciones sencillas-procesador de texto, hojas de cálculo, correo electrónico y navegación en la red. Estas aplicaciones están tecnológicamente maduras desde hace años. Requieren solo una parte del poder computacional de los microprocesadores actuales. Sin embargo las empresas siguen distribuyendo versiones nuevas de hardware y software a todos sus empleados en muchos casos inducidos por los vendedores.
A mi entender todos los principios del Sistema Toyota(Lean) aplican a un entorno de IT, y es una  buena base para tomar decisiones,  espero  que puedan revisar estos principios y aplicarlos como guías para la toma de decisiones.

PLANEMIENTO ESTRATEGICO DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

El riesgo de incorporar tecnología de información (TI) se ha incrementado en las organizaciones. Esto se debe principalmente a que la planeación y la planeación estratégica, prácticamente no existen. Las tendencias actuales de desarrollo de TI en el mercado, se han caracterizado por esforzarse en automatizar el "desorden". Muy poco esfuerzo es puesto en especificar la estrategia de negocios y en construir un modelo de la organización, como precursores en la determinación de requerimientos de TI. Las aplicaciones son construidas para satisfacer metas a corto plazo o problemas inmediatos, produciendo islas de TI a lo largo y ancho de todas las áreas funcionales. La necesidad de un plan de TI es clara, pero el proceso para lograrlo no es obvio

La PETI (Planeación Estratégica de Tecnología de Información) es ampliamente reconocida como una herramienta para ordenar los esfuerzos de incorporación de TI. Establece las políticas requeridas para controlar la adquisición, el uso y la administración de los recursos de TI. Integra la perspectiva de negocios/organizacional con el enfoque de TI, estableciendo un desarrollo informático que responde a las necesidades de la organización y contribuye al éxito de la empresa. Su desarrollo está relacionado con la creación de un plan de transformación, que va del estado actual en que se encuentra la organización, a su estado final esperado de automatización, esto, en concordancia con la estrategia de negocios y con el propósito de crear una ventaja competitiva.

¿Alcance del Proyecto o Alcance del Producto?

Al inicio de mis actividades en la ejecución de proyectos, tenía varias dudas con respecto al alcance del proyecto y el  alcance del producto.

Quería compartir con ustedes algunas recomendaciones para definir el alcance del producto y el proyecto que nunca me fallan:

El alcance del producto: lo podemos entender como las características o funcionalidades que tendrá el producto o servicio que se obtiene como resultado de un proyecto. Personalmente asocio el alcance del producto  a los siguientes cuestionamientos: ¿qué necesidad hay que satisfacer? ¿Qué características deberá tener el producto y/o servicio para satisfacer esas necesidades? ¿Las características del producto y/o servicio que tenemos identificadas satisfacen los requisitos del cliente?

Dentro de los requisitos del cliente y que forman parte del alcance del producto también tenemos los requisitos de costos y tiempos.

El resultado de un proyecto puede ser un producto y/o servicio, el producto puede ser tangible o intangible.

El alcance del proyecto: por su parte son las actividades o trabajo que deben llevarse a cabo para poder entregar el producto o servicio con las características o funcionalidades requeridas de acuerdo a los requisitos dados por el cliente o la organización ejecutante. Es decir, es todo el esfuerzo que debe realizarse para cumplir con el alcance del producto. Entre las distintas actividades que incluye el alcance del proyecto se pueden encontrar, por ejemplo: gestión de tiempos, gestión de costos, adquisición del personal necesario, gestión de calidad, gestión de proveedores, etc. 

Para lograr un producto y/o servicio de alta calidad recomiendo lo siguiente:

• Especialización: Desarróllate en un determinado mercado, como dirían muchos maestros: “se especifico” identifica las necesidades de ese mercado y como satisfacerlas de la mejor manera. Por ejemplo si te vas a dedicar a realizar páginas web deberías de tener identificado la  mejor estructura para mostrar contenido, las áreas de mayor visualización por el cliente, la comunicación, el diseño y la colaboración de esta manera podrás generar valor real para el cliente.

• Prototipos: Para el caso del software deberías crear maquetas, prototipos, todo esto  en base a estándares y buenas prácticas con respecto al producto y/o servicio a crear, así facilitaras la toma de requisitos del cliente y eliminarás o mitigaras los riesgos asociados a esta actividad que es una de las mas importantes.
• Peter Senge en la quinta disciplina recomienda  la creación de micromundos(pilotos) donde se puede experimentar y probar las funcionalidades hasta que se tenga un buen entendimiento de lo que se requiere para satisfacer las necesidades del cliente.
• Estandarización: Trata de eliminar la variabilidad con respecto a tu producto maneja una base sólida sobre la cual basas la ventaja competitiva de tu producto, así no dependerás de gente muy experimentada ni especializada y tendrás mayores probabilidades de éxito con respecto al producto generado en el proceso.
• Documentación: La gestión del conocimiento trata de traducir el conocimiento tácito a conocimiento explicito, esto te dará mayor confianza y te permitirá capitalizar el conocimiento de tu personal como principal activo de tu organización.
• Mejora Continua: Los problemas o las quejas del cliente son oportunidades de mejora, analiza la causa raíz de los problemas, planifica acciones para eliminar las causa, ejecútalas, evalúa los resultados, de obtener resultados exitosos implementa  las nuevas práctica, políticas, etc. o de lo contrario inicia nuevamente el proceso de mejora.
• Innovación: Crea una cultura de innovación dentro de tu organización.

Finalmente como conclusión la idea es llevar el mejor producto del mundo  al cliente, esto requiere mucho trabajo al inicio, pero realmente vale la pena.