¿Alcance del Proyecto o Alcance del Producto?

Al inicio de mis actividades en la ejecución de proyectos, tenía varias dudas con respecto al alcance del proyecto y el  alcance del producto.

Quería compartir con ustedes algunas recomendaciones para definir el alcance del producto y el proyecto que nunca me fallan:

El alcance del producto: lo podemos entender como las características o funcionalidades que tendrá el producto o servicio que se obtiene como resultado de un proyecto. Personalmente asocio el alcance del producto  a los siguientes cuestionamientos: ¿qué necesidad hay que satisfacer? ¿Qué características deberá tener el producto y/o servicio para satisfacer esas necesidades? ¿Las características del producto y/o servicio que tenemos identificadas satisfacen los requisitos del cliente?

Dentro de los requisitos del cliente y que forman parte del alcance del producto también tenemos los requisitos de costos y tiempos.

El resultado de un proyecto puede ser un producto y/o servicio, el producto puede ser tangible o intangible.

El alcance del proyecto: por su parte son las actividades o trabajo que deben llevarse a cabo para poder entregar el producto o servicio con las características o funcionalidades requeridas de acuerdo a los requisitos dados por el cliente o la organización ejecutante. Es decir, es todo el esfuerzo que debe realizarse para cumplir con el alcance del producto. Entre las distintas actividades que incluye el alcance del proyecto se pueden encontrar, por ejemplo: gestión de tiempos, gestión de costos, adquisición del personal necesario, gestión de calidad, gestión de proveedores, etc. 

Para lograr un producto y/o servicio de alta calidad recomiendo lo siguiente:

• Especialización: Desarróllate en un determinado mercado, como dirían muchos maestros: “se especifico” identifica las necesidades de ese mercado y como satisfacerlas de la mejor manera. Por ejemplo si te vas a dedicar a realizar páginas web deberías de tener identificado la  mejor estructura para mostrar contenido, las áreas de mayor visualización por el cliente, la comunicación, el diseño y la colaboración de esta manera podrás generar valor real para el cliente.

• Prototipos: Para el caso del software deberías crear maquetas, prototipos, todo esto  en base a estándares y buenas prácticas con respecto al producto y/o servicio a crear, así facilitaras la toma de requisitos del cliente y eliminarás o mitigaras los riesgos asociados a esta actividad que es una de las mas importantes.
• Peter Senge en la quinta disciplina recomienda  la creación de micromundos(pilotos) donde se puede experimentar y probar las funcionalidades hasta que se tenga un buen entendimiento de lo que se requiere para satisfacer las necesidades del cliente.
• Estandarización: Trata de eliminar la variabilidad con respecto a tu producto maneja una base sólida sobre la cual basas la ventaja competitiva de tu producto, así no dependerás de gente muy experimentada ni especializada y tendrás mayores probabilidades de éxito con respecto al producto generado en el proceso.
• Documentación: La gestión del conocimiento trata de traducir el conocimiento tácito a conocimiento explicito, esto te dará mayor confianza y te permitirá capitalizar el conocimiento de tu personal como principal activo de tu organización.
• Mejora Continua: Los problemas o las quejas del cliente son oportunidades de mejora, analiza la causa raíz de los problemas, planifica acciones para eliminar las causa, ejecútalas, evalúa los resultados, de obtener resultados exitosos implementa  las nuevas práctica, políticas, etc. o de lo contrario inicia nuevamente el proceso de mejora.
• Innovación: Crea una cultura de innovación dentro de tu organización.

Finalmente como conclusión la idea es llevar el mejor producto del mundo  al cliente, esto requiere mucho trabajo al inicio, pero realmente vale la pena.